7 lợi ích của số hóa mang lại cho doanh nghiệp trong thời đại mới

Số hóa là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm gần đây. Nổi lên như một hiện tượng mới của lĩnh vực công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu một cách toàn diện về thuật ngữ này. Số hóa là một bước đệm quan trọng của quá trình chuyển đổi hóa. Để số hóa thành công chúng ta cần quan tâm đến những lợi ích và sai lầm khi số hóa. Hôm nay BIT Academy sẽ chia sẻ đến bạn 7 lợi ích mà số hóa mang lại cho doanh nghiệp trong thời đại mới.

Số hóa là gì?

Cơ bản về mặt định nghĩa thì số hóa là quá trình đổi mới hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Chuyển dữ liệu có giá trị vật lý (giấy tờ, hồ sơ,…) thành dữ liệu số. Cụ thể như tài liệu giấy được chuyển thành các file pdf, jpg, tif, và lưu trữ trên máy tính. Hoặc số hóa phát sóng truyền hình bằng analog sang sóng kỹ thuật số.

Xem thêm: Tư duy kinh doanh thời đại số

Top 7 lợi ích của số hóa

Tiết kiệm chi phí

Ước tính mỗi năm, mỗi doanh nghiệp trung bình phải chi ra hàng chục ngàn đô la mỹ để phục vụ cho việc in ấn giấy tờ. Đồng thời, họ còn phải chi trả cho trang thiết bị, máy móc, giấy mực. Khi áp dụng giải pháp số hóa, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối thiểu hóa chi phí này. Doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn ngân sách đó để tập trung vào những việc quan trọng hơn.

Khi những giấy tờ, tài liệu như bìa cứng đựng hồ sơ, đơn, form mẫu được chuyển sang file mềm. Chi phí chi trả cho mỗi nhân sự và không gian lưu trữ hồ sơ cũng được tiết kiệm đáng kể.

Tính bảo mật cao

Đối với những tài liệu quan trọng, việc bảo mật dữ liệu cá nhân có ý nghĩa quan trọng. Bởi nếu các dữ liệu doanh nghiệp bị đánh cắp sẻ gây ra những tổn thất về tài chính nghiêm trọng, lừa đảo, và một số tổn thất lớn khác. Các dữ liệu được lưu trữ trên một mấy chủ hoặc một phần mền quản lý chung cho doanh nghiệp. Vì thế doanh nghiệp có thể kiểm soát được người truy cập, nâng cao tính bảo mật thông tin hơn.

Bảo vệ môi trường

Chuyển đổi số hóa là cách hiệu quả để doanh nghiệp đống góp trách nhiệm xã hội. Hằng năm, hàng triệu tấn giấy vụn thải ra môi trường từ những cơ quan, doanh nghiệp. Dẫn đến ảnh hưởng không tốt đến môi trường cũng như gây lãng phí tài nguyên. Ý tưởng lưu trữ thông tin dưới dạng kỹ thuật số là giải pháp thân thiện với môi trường. Đồng thời, nó cũng nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của doanh nghiệp.

Tăng năng suất

Theo cách truyền thống in ấn trên tất cả tài liệu, việc tìm thông tin một cách nhanh chống, rất tốn kém thời gian, trong thời gian dài điều này thực sự gây lãng phí thời gian. Những thông tin lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng do nhiều yếu tố. Từ khi số hóa ra đời, số lượng công việc nhân viên làm được nhiều hơn. Tất cả các thông tin đều được ghi nhận trên 1 máy chủ nên việc tìm kiếm thông tin chỉ cần những thao tác đơn giản. Tài liệu quan trọng của công ty cũng được lưu trữ cẩn thận và an toàn hơn.

Khôi phục dữ liệu sau thảm họa

Trong thời gian hoạt động, có rất nhiều yếu tố khách quan chủ quan không may xảy ra với doanh nghiệp gây mất mát dữ liệu. Đôi lúc, có những thông tin quan trọng mang ý nghĩa “sống còn” của doanh nghiệp.

Các thảm hỏa có thể kể đến như bão lụt, cháy nổ, hỏa hoạn, động đất. Vô số những nguyên nhân nhưng đối với số hóa, cùng với giải pháp khôi phục dữ liệu tiên tiến hiện đại, doanh nghiệp có thể khôi phục lại toàn bộ dữ liệu. Qua đó doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa thiệt hại do mất dữ liệu gây nên.

Bước đệm hoàn hảo khơi đầu cho công cuộc chuyển đổi số

Chuyển đổi số là hình thức tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả lĩnh vực của doanh nghiệp. Đây là mô hình hoàn thiện và phát triển hơn so với số hóa. Trong thời đại công nghệ 4.0 đâu đâu ai cũng nói về sự cần thiết của chuyển đổi số, AI trong kinh doanh để thành công. Số hóa thực sự là một đòn bẩy hoàn hảo để tiến tới chuyển đổi số.

Số hóa mọi tài liệu, thông tin giúp doanh nghiệp tạo nên bước đột phá mới dẫn đến sự thành công trong quá trình chuyển đổi số. Bên cạnh đó, còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Lưu trữ hình ảnh ảo, quét hình ảnh là yếu tố thiết yếu đối với kế hoạch chuyển đổi số. Lấy dữ liệu làm nền tảng, thay đổi cách vận hành, nhận thức để số hóa hiệu quả.

Một số doanh nghiệp truyền thống có thể gặp khó khăn bởi sự trì trệ do hệ thống, quy trình. Đây là nguyên nhân dẫn đến sự mất tinh thần sáng tao, linh hoạt, khả năng thích ứng nhanh. Trong cuộc hành trình công nghệ, quy trình số hóa doanh nghiệp trở nên bắt buộc.

Xem thêm: 27 bài học kinh doanh đắt giá nên học trước tuổi 30

Top 3 sai lầm trong quá trình số hóa

Làm nhiều, làm nhanh không đồng nghĩa với hiệu quả

Đối với một số doanh nghiệp non trẻ, muốn bắt kịp với công nghệ nhanh chống. Dẫn đến tâm lí nóng vội, không tìm hiểu kỹ khó khăn trong việc định hình một quy trình làm việc. Cụ thể sau khi đã số hoá, gây ra rất nhiều xáo trộn và phức tạp cho nhân viên của mình. Chi phí triển khai rất lớn và tốn thời gian cho việc triển khai vào doanh nghiệp.

Số hóa là sân chơi của các ông lớn

Đối với những tập đoàn, công ty đa quốc gia việc áp dụng số hóa, hoặc thay đổi quy trình mới là rất khó khăn. Nó có thể gây đảo lộn, rắc rối và một số vấn đề khác trong công ty. Chính vì vậy họ càng phải chẫm rãi, cẩn trọng trong việc này.

Số hóa sẻ thành công khi hoàn tất công nghệ

Công nghệ chỉ là 1 công cụ bổ trợ cho hệ thống kinh doanh, cuộc sống được dễ dàng hơn mà thôi. Sự thành công chỉ xảy ra khi tư duy đúng, xây dựng một quy trình mới, một tiến trình mới. Sau khi đã ứng dụng số hoá vào doanh nghiệp, từ đó cải thiện năng suất lao động, tăng doanh số kinh doanh, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Khóa huấn luyện marketing