Quy trình số hóa doanh nghiệp trong thời đại công nghệ thông tin

Trong sự phát triển của thời đại công nghệ số thì số hóa là một yêu cầu cấp thiết với doanh nghiệp. Tuy nhiên, số hóa cũng là vấn đề phức tạp và đòi hỏi nhiều kinh nghiệm. Để tồn tại, doanh nghiệp cần phải thích ứng. Nếu không bắt kịp, doanh nghiệp có thể bị bỏ lại phía sau. Số hóa doanh nghiệp không chỉ là yêu cầu cấp thiết mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp phát triển. Vậy tại sao doanh nghiệp không nắm lấy thời cơ này. Bên cạnh đó, số hóa là bước đầu tiên để doanh nghiệp bước vào thời kỳ kỷ nguyên số. Quy trình số hóa phải tiến hành như thế nào? Cùng tìm hiểu với BIT Academy nhé.

Mục đích của việc áp dụng số hóa

Số hóa trong doanh nghiệp là một thuật ngữ mới. Nhưng thuật ngữ này đang dần phổ biến trong những năm gần đây. Bởi số hóa mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích tích cực. Nhờ công cuộc số hóa đã giúp doanh nghiệp tinh gọn hơn trong quá trình quản lý. Đồng thời hỗ trợ xử lý các công việc một cách nhanh chóng và đơn giản quy trình. Dễ dàng tiếp cận thông tin mà không bị giới hạn. 

Xem thêm: Số hóa: Khái niệm nhiều người hiểu sai

Đặc biệt, số hóa trong doanh nghiệp còn là nền tảng vững chắc trong quá trình tiến lên chuyển đổi số. Việc số hóa đóng vai trò là chìa khóa vàng của doanh nghiệp. Vừa tiết kiệm chi phí dài hạn vừa mang đến lợi ích vượt trội. 

Quy trình số hóa doanh nghiệp trong thời đại công nghệ thông tin

Số hóa quy trình trong doanh nghiệp là một trong những giải pháp mà doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Tuy nhiên, để số hóa doanh nghiệp có hiệu quả thì cần có quy trình phù hợp. Số hóa doanh nghiệp bao gồm nhiều giai đoạn. Từng bộ phận sẽ có những quy trình số hóa riêng biệt. Đặc biệt, số hóa tài liệu là điều quan trọng trong doanh nghiệp. Số hóa quy trình bao gồm các yếu tố chính là: phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. 

Tùy theo nguồn lực và ngân sách của doanh nghiệp sẽ có quy trình phù hợp. Tuy nhiên, quy trình số hóa thường thông qua các bước:

Bước 1: Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Đầu tiên, để có được một quy trình tổ chức hiệu quả. Doanh nghiệp phải chuẩn hóa được cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức nên được tổ chức theo chuyên môn hóa. Việc chuẩn hóa cơ cấu tổ chức vừa đảm bảo được sự tinh gọn, tiết kiệm chi phí. Vừa đảm bảo được tình hiệu quả, phát huy tối đa năng lực của nhân viên. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn, sẽ có rất nhiều công việc. Các công việc bị chồng chéo và liên quan rất lớn. Nếu tổ chức không được chuẩn hóa sẽ rất khó để quản lý. Lúc này, chuẩn hóa cơ cấu tổ chức càng trở nên quan trọng.

Doanh nghiệp có thể chuẩn hóa theo các hướng như:

• Phân chia các cấp bậc doanh nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ riêng biệt
• Những bộ phận khác cần được chuyên môn hóa công việc. Tránh tình trạng một bộ phận phải làm quá nhiều công việc chồng chéo lên nhau.
• Có bộ phận theo dõi, kiểm tra, giám sát. Kết hợp cùng với việc đánh giá hiệu quả của các bộ phận xen kẽ.
• Chuẩn hóa chức danh giữa các bộ phận. Đảm bảo sự phân cấp rõ ràng. Thể hiện được sự chuyên nghiệp trong tổ chức.

Xem thêm: Chìa khóa quản trị nhân sự trong thời kỳ chuyển đổi số

Bước 2: Phân tích và xem xét khả năng của doanh nghiệp

Số lượng công việc trong một doanh nghiệp là rất lớn. Do đó, cần phải phân tích rõ từng nhiệm vụ công việc. Cơ cấu tổ chức rõ ràng để dễ theo dõi tiến độ công việc. Việc phân tích công việc sẽ giúp doanh nghiệp biết được bộ phận nào cần được ưu tiên số hóa. Những bộ phận nào cần được tái cấu trúc. Những bộ phận nào được chuyển đổi để giảm thiểu nhân sự. Doanh nghiệp cũng nên xác định rõ cấu trúc của doanh nghiệp đang đi theo mô hình nào. Từ đó, đưa ra những phương án hành động thích hợp.

Ngoài việc xem xét tổ chức xử lý công việc, doanh nghiệp còn nên phân tích đặc điểm sản phẩm, dịch vụ của mình. Xem các sản phẩm của doanh nghiệp đang dần thay đổi như thế nào. Chuyển hóa từ sản xuất sản phẩm thông thường sang sản phẩm kỹ thuật số sẽ mang lại ưu điểm gì.

Bên cạnh đó, điều quan trọng cần được xem xét là năng lực thích ứng chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp có đáp ứng được các công việc đặt ra không. Doanh nghiệp đã từng có chiến lược chuyển đổi số chưa?

Đó là những câu hỏi được đặt ra để góp phần giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về số hóa quy trình của mình.

Bước 3: Thực hiện

Sau khi đã chuẩn hóa tổ chức và phân tích rõ các công việc. Doanh nghiệp tiến hành thực hiện số hóa doanh nghiệp. Tùy vào quy mô và khả năng tài chính mà quá trình thực hiện nhanh hay chậm khác nhau. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc số hóa bằng cách đầu tư vào nhân sự. Thiết lập kênh website, nội dung số, ứng dụng di động,…

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể áp dụng những phần mềm số hóa doanh nghiệp như:

• Jira Work Management: Phần mềm này sẽ cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, đa chiều về một dự án. Phần mềm này cũng cung cấp các dữ liệu liên quan đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Người quản lý có thể thấy được tình hình công việc đang diễn ra. Tốc độ xử lý các công việc,…
• Atlassian: Phần mềm này có thể linh hoạt kết hợp với nhiều mô hình cấu trúc của công ty khác nhau. Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, tối ưu quy trình. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp phân bổ công việc hợp lý giữa các nhân viên. Từ đó, xem mỗi nhân viên như một tế bào của một cơ thể. Mặc dù cùng tồn tại trong một công ty nhưng vẫn có thể linh hoạt thay đổi. Di chuyển đến nhiều dự án khác nhau. Từ đó, phát huy toàn bộ năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Quá trình thực hiện triển khai số hóa quy trình trong doanh nghiệp có thể nên được thực hiện từng bước một. Nhằm đảm bảo sự thích nghi và thành thạo của nhân viên. Như thế mới phát huy hết được sức mạnh của chuyển đổi số.

Xem thêm: Phần mềm đẩy nhanh chuyển đổi trong doanh nghiệp

Bước 4: Quản lý

Việc thực hiện số hóa quy trình cũng cần được quản lý một cách chặt chẽ. Quá trình quản lý này đảm bảo quy trình được thực hiện đúng tiến độ. Theo sát chặt chẽ được tiến trình thực hiện để đưa ra những quyết định phù hợp. Ngoài ra, nhờ vào quá trình quản lý mà doanh nghiệp có thể nắm rõ được tình hình đang được thực hiện. Từ đó, chỉ đạo, hướng dẫn công việc theo đúng kế hoạch.

Bước 5: Cải tiến

Sau khi quan sát tình hình thực hiện công việc, nếu có những bất cập hay không hiệu quả. Doanh nghiệp cần có phương án cải tiến phù hợp. Sự cải tiến này cần được xem xét trên nhiều phương diện, khía cạnh. Cân nhắc kỹ những cơ hội và thách thức có thể xảy ra trước khi thay đổi.

Bước 6: Hoàn thiện và vận hành

Khi những công việc đã được đi vào đúng quỹ đạo của nó thì phải tiếp tục phát huy. Thực hiện các hoạt động nhằm hoàn thiện quy trình số hóa. Vận hành theo đúng kế hoạch đã được đặt ra nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.

Bài viết trên đây là những chia sẻ về quy quy trình số hóa doanh nghiệp trong thời đại số. Hi vọng những thông tin mà BIT Academy sẽ đem lại những thông tin hữu ích đến bạn trong quá trình hoạt động doanh nghiệp.